NOMOR: 041 TAHUN 1999 TENTANG PENYEMPURNAAN SISTEM PERENCANAAN, PEMROGRAMAN DAN PENGANGGARAN GERAKAN PRAMUKA

KEPUTUSAN
KETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: 041 TAHUN 1999
TENTANG
PENYEMPURNAAN SISTEM PERENCANAAN, PEMROGRAMAN

DAN PENGANGGARAN GERAKAN  PRAMUKA

Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,

Menimbang:  Bahwa Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran Gerakan Pramuka (SPPP) sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka nomor 111 tahun 1998, perlu disempurnakan disesuaikan dengan perkembangan kepramukaan dewasa ini.

Mengingat:  1. Anggaran Dasar Gerakan Pramuka

                  2. Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka

                  3. Panca Karsa Utama 1999-2004 Rencana Strategik Gerakan Pramuka

                  4. Rencana Kerja Kwartir Nasional Gerakan Pramuka tahun 1999-2004.

MEMUTUSKAN

Menetapkan: 1. Mencabut Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 111 Tahun 1998 tentang Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran Gerakan Pramuka beserta lampirannya.

                     2. Mengesahkan Keputusan Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka tentang Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran Gerakan Pramuka (SPPP) sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.

                     3. Mewajibkan kepada segenap Kwartir Gerakan Pramuka, dalam membuat Rencana Kerja dan Program Kerja, agar memperhatikan dan menggunakan SPPP sebagai pedoman.

Dengan catatan, apabila ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.

Keputusan ini mulai berlaku sejak ditetapkan.

Ditetapkan di: Jakarta

Pada tanggal:  29 September 1999

Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,

H.A. Rivai Harahap

PETUNJUK PENYELENGGARAAN

SISTEM PERENCANAAN, PEMROGRAMAN DAN PENGANGGARAN

GERAKAN PRAMUKA

BAB I

PENDAHULUAN

1. Umum

Sebagai organisasi yang besar dengan skala nasional, Gerakan Pramuka telah memiliki rencana dan program kerja yang disusun secara periodik dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya. Perencanaan dan program kerja itu terus meningkat dan berkembang sehingga diperlukan adanya siatu sistem perencanaan formal yang menjamin konsistensi dan lengkapnya rencana-rencana Gerakan Pramuka, yang menjadi kerangka dasar pengambilan keputusan dan kegiatan operasional.

Dengan sistem perencanaan formal maka sumberdaya dan kegiatan-kegiatan organisasi dapat difokuskan untuk pencapaian sasaran-sasaran, merujukkan perbedaan-perbedaan sasaran dan rencana unit organisasi bawahan dan meniadakan kedwiartian (ambiguities) mengenai apa yang harus dilaksanakan Gerakan Pramuka.

2. Maksud dan tujuan

Atas dasar pemikiran tersebut di atas maka petunjuk penyelenggaraan mengenai Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran (SPPP) ini adalah dimaksudkan untuk digunakan sebagai pedoman bagi seluruh jajaran Gerakan Pramuka dalam menyusun rencana, program dan anggarannya.

Melalui sistem ini, diharapkan dapat diperoleh penghayatan arah perkembangan yang lebih baik, pendayagunaan sumber daya yang lebih efektif, dan terutama pelibatan komitmen yang lebih besar dari semua pihak, mulai dari yang terkait dengan pengambilan keputusan, dengan pelaksanaan tugas, sampai dengan yang bertanggungjawab atas evaluasi pencapaian sasaran, baik di tingkat Kwarnas, Kwarda maupun Kwarcab.

3. Tata Urut

BAB I            Pendahuluan

BAB II          Landasan Konsepsional

BAB III         Perencanaan : Penyusunan Rencana Strategik

BAB IV         Pemrograman : Penyusunan Rencana Kerja

BAB V          Penganggaran : Penyusunan Program Kerja

BAB VI         Implementasi dan Evaluasi

BAB VII        Penutup

4. Dasar

a. Anggaran Dasar Gerakan Pramuka

b. Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka

5. Pengertian

a. Perencanaan

adalah proses yang digunakan oleh suatu organisasi untuk dapat mempengaruhi masa depannya dengan cara menetapkan apa yang hendak dicapai, bagaimana dan bilamana melakukannya.

b. Pemrograman

adalah penetapan serangkaian sasaran sebagai penjabaran perencanaan yang lebih konkrit, dalam lingkup masing-masing program, yang usaha pencapaiannya dilaksanakan secara terkordinasi dalam kurun waktu, jumlah dan anggaran tertentu.

c. Penganggaran

adalah suatu proses untuk secara sistematik mengaitkan semua pendapatan dan pembelanjaan dana, guna mencapai tujuan-tujuan yang direncanakan secara tepat guna, berdaya guna dan berhasil guna, sesuai dengan dana yang tersedia.

d. Petunjuk Persencanaan Pimpinan Kwarnas

adalah petunjuk kebijaksanaan umum dari pimpinan Kwartir mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun program kerja untuk tahun anggaran berikutnya.

g. Satuan Kerja (Satker)

adalah unit organisasi yang bertanggungjawab atas pengendalian pelaksanaan kegiatan untuk mencapai sasaran kegiatan, menerima uang atau alokasi anggaran yang disalurkan, embelanjakan dan mempertanggungjawabkan penggunaan dana tersebut.

BAB II

LANDASAN KONSEPTUAL

6. Pendekatan Perencanaan

a. Orientasi ke Masa Depan

Ciri utama Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran (SPPP) Gerakan Pramuka ini, adalah pendekatannya untuk mengubah rutinitas tahunan dalam menyiapkan suatu anggaran, menjadi suatu penilaian dan perumusan secara sadar, terhadap tujuan-tujuan dan kebijakan-kebijakan masa depan. Dalam merencanakan dan memilih program, sasaran serta kegiatan, SPPP menggunakan pendekatan berfikir yang berbeda dari yang ditempuh dahulu.

Secara tradisional penganggaran dilakukan dengan cara mengidentifikasi apa yang sudah ada sebagai pangkal tolak, untuk kemudian mempertimbangkan kegiatan-kegiatan yang diusulkan berdasarkan pangkal tolak itu. (“Kita ada disini. Setelah itu apa yang kita kerjakan?”). Dalam penganggaran tradisional, ruang untuk memilih rencana kegiatan berorientasi ke masa lampau dan bersifat pertambahan (incremental).

Sistem Perncanaan, Pemrograman dan Penganggaran (SPPP) Gerakan Pramuka mendasarkan prosesnya kepada sasaran dan tujuan penganggaran serta mempertimbangkan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai sasaran dan tujuan itu. (“Kita mau kemana?”. Apa yang kita kerjakan untuk kesana itu?”). Dengan pendekatan SPPP, ruangan memilih adalah dengan melihat ke masa depan.

b. Perncanaan Menyeluruh dan Terpadu

Selain berorientasi ke tujuan, Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran Gerakan Pramuka memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

® Komprehensif

SPPP adalah sangat luas, untuk digunakan oleh semua tingkat manajemen. SPPP bukan sesuatu yang khusus untuk manajemen tingkat atas, dan bukan pula suatu inisiatif terbatas dari suatu kelompok “panitia perencanaan”.

® Terpadu

SPPP adalah suatu sistem terpadu, bukan sekedar kombinasi usulan-usulan rencana anggaran dari unit-unit organisasi.

® Fleksibel

SPPP harus luwes (fleksibel). SPPP harus dapat disesuaikan untuk mendukung kebutuhan-kebutuhan yang berubah atau berkembang.

® Dinamis

SPPP harus dinamis, bukan merupakan dokumen statis. SPPP memberikan arah dan tuntunan mengenai bagaimana pendayagunaan sumberdaya, untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditentukan.

7. Tingkat Manajemen dan Hirarki Perencanaan

a. Perencanaan Strategik

Fungsi tingkat manajemen teratas, dalam menetapkan kebijakan dan strategi organisasi. Perencanaan Strategik, mencakup rumusan-rumusan kebijakan tertinggi dan menetapkan sasaran strategik untuk kurun waktu tertentu, evaluasi dan pemilihan cara bertindak alternatif, dan menetapkan prioritas dari program-program terpilih, petunjuk mengenai permasalahan-permasalahan penting, serta kebijakan mengenai pengerahan sumberdaya.

b. Perencanaan Taktis dan Pengendalian Manajemen

Fungsi tingkat manajemen menengah, yaitu pengendalian manajemen (management control), yang meliputi penetapan sasaran, penjadwalan dan penanggungjawabnya, serta petunjuk-petunjuk mengenai sumberdaya yang diperlukan.

c. Perencanaan dan Pengendalian Operasional

Fungsi tingkat manajemen pelaksana, yaitu pengendalian operasional (operational control) yang meliputi pendayagunaan fasilitas dan sumberdaya secara efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pelaksanaan kegiatan dalam kendala anggaran. Pengendalian ini dilakukan melalui penyusunan rencana kegiatan dengan anggarannya yang terperinci, untuk setiap tahun anggaran yang akan datang.

8. Proses, Struktur dan Dokumen SPPP

a. Proses SPPP

Sesuai dengan tingkat manajemen dan hirarki perencanaan tersebut diatas, maka proses SPPP dibagi dalam 3 (tiga) tahap, dan masing-masing tahap menghasilkan keputusan kebijakan yang dituangkan dalam dokumen-dokumen keluaran tertentu, yaitu :

1) Tahap Perencanaan : menyusun Rencana Strategik (RENSTRA)

Garis-garis besar berupa kebijakan strategik dan prioritas dirumuskan dan dijabarkan dalam program-program dan dituangkan dalam dokumen Rencana Strategik (RENSTRA) dengan cakrawala 5 tahun atau lebih. RENSTRA ini disahkan oleh Musyawarah Nasional (Munas) sebgai pemegang kekuasaan tertinggi dalam Gerakan Pramuka

2) Tahap Pemrograman : menyusun Rencana Kerja (RENJA)

Tahap Pemrogramam dalam SPPP, menerjemahkan program-program RENSTRA dalam sasaran-sasaran yang harus dicapai, menetapkan penanggungjawab serta petunjuk-petunjuk mengenai jadwal dan sumberdaya yang diperlukan, dan dituangkan dalam dokumen RENJA, yang mencakup kurun waktu sampai 5 tahun, untuk disahkan oleh Rapat Kerja Nasional (Rakernas) yang pertama setelah Munas.

Renja ini merupakan penghubung antara program-program yang ditetapkan dalam RENSTRA dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.

3) Tahap Penganggaran : menyusun Program Kerja (PROGJA)

Dalam Tahap Penganggaran SPPP, dirinci semua kegiatan yang akan dilaksanakan dalam satu tahun anggaran, untuk mencapai sasaran-sasaran RENJA, beserta anggarannya dan prosedur-prosedur untuk kontrol dan laporan.

Kwartir Nasional maupun Kwartir Daerah, dalam menyusun Program Kerjanya, selain berpedoman kepada RENSTRA dan RENJA, setiap tahunnya juga mengacu kepada Petunjuk Perencanaan Pimpinan Kwartir, yang diamanatkan menjelang penyusunan PROGJA tahun anggaran baru. Dengan demikian,maka fleksibilitas, kedinamikaan dan keterpaduan program kerja dapat selalu dijaga.

Pada tingkat Kwarnas, PROGJA disahkan oleh Ka Kwarnas c.q. Panitia Anggaran, dan dipaparkan pada rapat kerja Nasional (Rakernas), yang diselenggarakan setiap tahun menjelang berlakunya tahun anggaran baru.

b. Perencanaan Kwarnas, Kwarda dan Kwarcab

RENSTRA dan RNJA merupakan dokumen perencanaan bagi seluruh jajaran Gerakan Pramuka dari Kwarnas, Kwarda sampai Kwarcab. Oleh karena itu, dalam menyusun masing-masing Progja tahunan, Kwarnas, Kwarda dan Kwarcab senantiasa harus mengacu kepada RENSTRA dan RENJA. Untuk menjamin keterpaduan PROGJA dari berbagai tingkat kwartir itu, maka pembandingan dan penyesuaian masing-masing PROGJA dilaksanakan pada Rapat Kerja berikut yang diselenggarakan.

BAB IV

PERENCANAAN:

PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIK

9. Lingkup Perencanaan Strategik

Dalam tahap Perencanaan Strategik ini, ditetapkan strategi dan prioritas-prioritas dalam program untuk mempengaruhi masa depan dengan tindakan –tindakan yang positif, melalui pendekatan langkah demi langkah, agar secara sederhana dapat membuat, melaksanakan dan mengendalikan keputusan-keputusan yang efektif.

Perencanaan Strategik meliputi:

a. Analisis dan pernyataan Misi Gerakan Pramuka berdasarkan penghayatan ulang terhadap tujuan, prinsip dan metode Gerakan Pramuka.

b. Analisis SWOT terhadap kondisi Gerakan Pramuka saat ini.

c. Analisis SWOT terhadap perkembangan lingkungan strategik.

d. Visualisasi sosok dan citra Gerakan Pramuka masa depan sebagai sasaran strategik.

e. Penetapan prioritas-prioritas program, yang dinyatakan dengan diskripsi yang jelas, beserta permasalahan-permasalahan (isu-isu) yang harus diperhatikan.

(SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threaths. Analisis SWOT adalah analisis mengenai kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman)

10. Analisis Landasan dan Misi Gerakan Pramuka

Salah satu ciri SPPP adalah bahwa sistem ini berorientasi ke tujuan. Dengan kata lain, semua program dan kegiatan dalam sistem ini mengacu dan berkait dengan tujuan, prinsip dan metode Gerakan Pramuka, yang merupakan landasan eksistensi Gerakan Pramuka

Oleh karena itu, langkah pertama dalam proses perencanaan ini, adalah analisis terhadap misi Gerakan Pramuka (mission area analysis), yang meliputi penguraian, pengkajian dan pernyataan kembali misi (restatement of mission).

Berdasarkan analisis ini dapat ditetapkan Struktur Program untuk SPPP Gerakan Pramuka, sehingga pemilihan prioritas dan sasaran selalu konsisten dengan maksud dan tujuan Gerakan Pramuka.

Penghayatan kembali mengenai landasan eksistensi Gerakan Pramuka beserta tatanan struktur programnya, adalah penting sekali dan merupakan pengarah utama bagi semua fihak yang terlibat dalam perencanaan dan ikut menentukan prioritas, pendefinisian sasaran, implementasi dan evaluasi cara dan sarana untuk mencapai tujuan.

11. Analisis Kondisi Gerakan Pramuka

Analisis terhadap keadaan sekarang Gerakan Pramuka, meliputi semua aspek pokok organisasi, kecenderungan utamanya, serta kekuatan dan kelemahannya. Dengan demikian dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai organisasi Gerakan Pramuka dan hasil pembinaan selama ini.

Informasi yang diperlukan dapat diperoleh dari laporan tahunan, sensus anggota, statistik, dan lain sebagainya serta dilengkapi dengan rangkaian wawancara atau pertemuan dengan para eksekutif di seluruh jajaran Gerakan Pramuka.

Faktor-faktor internal Gerakan Pramuka, meliputi antara lain misalnya:

®   Keanggotaan

®   Program kegiatan Peserta Didik

®   Pembina dan Pelatih

®   Administrasi dan manajemen

®   Sarana dan prasarana

®   Peran, krida dan citra Pramuka dalam masyarakat

®   Sumberdaya keuangan

®   Hubungan dengan masyarakat, nasional maupun internasional.

Analisis terhadap keadaan Gerakan Pramuka ini, hendaknya dapat diringkas dalam suatu dokumen Kwarnas dan menjadi masukan dalam menentukan prioritas-prioritas dalam program. Semua pelaksana yang terlibat dalam proses perencanaan, harus memiliki pandangan yang jelas mengenai keadaan organisasi Gerakan Pramuka, serta kecenderungan-kecenderungan dalam evolusi pertumbuhannya.

12. Analisis Perkembangan Lingkungan Strategik

Dalam membimbing anak remaja mengembangkan dirinya untuk menjadi anggota masyarakat yang bertanggungjawab, Gerakan Pramuka harus mengumpulkan fakta-fakta mengenai ma-syarakat lingkungannya. Hal ini merupakan unsur penting dalam proses menetapkan orientasi dan tindakan masa depan.

Dengan mendalami (analisis) permasalahan-permasalahan yang dihadapi masyarakat serta peluang-peluang yang ada, Gerakan Pramuka akan mampu menetapkan prioritas-prioritas dan membuat keputusan-keputusan yang memanfaatkan peluang-peluang yang ada, dan membantu memecahkan permasalahan-permasalahan masyarakat.

Selain itu, dengan memadukan unsur-unsur dan faktor-faktor yang mempengaruhi pada saat yang dini, Gerakan Pramuka akan memperoleh pengendalian yang lebih baik terhadap masa depannya.

Aspek-aspek lingkungan misalnya:

®   GBHN, Repelita)

®   Kebijakan Nasional tentang Kepramukaan

®   Sistem Pendidikan Nasional

®   Teknologi

®   Sosial-Ekonomi

®   Sosial-Budaya dan Nilai-nilai

®   Agama

®   Lingkungan Hidup

®   Masyarakat Umum

®   Regional dan Internasional

Hasil dari analisis ini seyogyanya dibuat ringkasan dalam suatu dokumen, sebagai masukan bagi semua fihak yang terlibat dalam penentuan prioritas-prioritas dalam program dan sasaran-sasaran.

13. Visualisasi Gerakan Pramuka Masa Depan sebagai Sasaran Strategik